Folien: Kotters 8 Stufen (Stufe 5–8) & KI-Change-Management

AI Transformation Institute

07. September 2026

Daniela Heck

#GernePerDu

#SonstFragenWir

#ImmerFragen✋

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Daniela Heck Design Thinking Coach  Systemischer Business Coach Banking & Consulting BackgroundKI Managerin

Accenture GmbH Management Consulting FMS Wertmanagement Service GmbH Your Wingwoman – Coaching & Facilitation

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Die Beziehung zwischen KI und Change Management verstanden.

Bereits die ersten 4 der 8 Schritte von Kotters-Change Modell kennengelernt.

Wir haben die Definition von Change Management gelernt.

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Kurzer Raum für Dinge, die euch aufgefallen sind – aus Medien, Arbeit oder Alltag.

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Gesehen

Eine Schlagzeile, ein Post oder ein Video, das hängen geblieben ist.

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Ausprobiert

Ein Tool oder Feature, das ihr diese Woche getestet habt.

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Beobachtet

Eine Veränderung bei euch, im Team oder im Unternehmen.

Format: kurze Runde im Plenum I max. 1–2 Minuten pro Person I keine Bewertung, nur Teilen

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die nächsten 4 Stufen von Kotter kennengelernt,

habt ihr ein weiteres Format zur MS Copilot Einführung erarbeitet (Fallstudie),

habt ihr die ersten 4 Stufen von Kotter verankert,

Nach diesem Tag…

...wisst ihr, worauf es beim KI Change Management ankommt!

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Zeit

Phase

Inhalt

09:00 – 09:15

Einstieg

Check-in & KI-News

09:15 – 10:30

Block 1

Wiederholung Change Management & Kotters Modell

10:30– 12:00

Block 2

Kotter Modell: Stufen 5-8

12:00 – 12:30

Mittagspause

Mittagspause

12:30 – 14:30

Block 3

Kotters Stufen 5-8

14:00 – 15:30

Block 4

KI Change Management

15:30 – 16:15

Abschluss

Reflexion, Sicherung & Ausblick auf Tag 17

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Wiederholung Wie geht es weiter mit Kotters 8 Stufen? Kritische Reflektion – Was sind Stärken und Schwächen von Kotters Change Modell? KI und Change Management

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Wiederholung Wie geht es weiter mit Kotters 8 Stufen? Kritische Reflektion – Was sind Stärken und Schwächen von Kotters Change Modell? KI und Change Management

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Dringlichkeit erzeugen

Führungsteam aufbauen

Vision & Strategie entwickeln

Vision & Ziele kommunizieren

Hindernisse beseitigen

Kurzfristige Erfolge sicherstellen

Erfolge ausbauen

Veränderungen in der Kultur verankern

Veränderungen umsetzen und aufrecht erhalten

Klima für Veränderung schaffen

Organisation einbinden und aktivieren

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Stand heute: Entwickelt ein konkretes Format, mit dem ihr die Nutzung von MS Copilot im Unternehmen weiter stärken bzw. ausbauen möchtet.

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Leitfragen: Wer ist eure Zielgruppe? Wie stellt ihr euch das Format und dessen Durchführung konkret vor?Wie stellt ihr sicher, dass eure Maßnahme den gewünschten Erfolg hat? Welche Stufen von Kotters Modell adressiert ihr mit eurem Format?

Zur Inspiration – mögliche Formate:

KI News

Monatlich für Führungskräfte

KI-Café

Regelmäßig offener Austausch

Mitarbeiter stellen vor:

Wöchentlich Erfolge vorstellen

Eigene Ideen

Online-Schulung Buddy-System, u.v.m.

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Wieder in 3er Gruppen, neu zusammengestellt 45 Minuten Zeit für die Bearbeitung Anschließend Vorstellung im Plenum und Austausch

R – Responsible (Durchführungsverantwortlich): Wer die Aufgabe tatsächlich ausführt. A – Accountable (Ergebnisverantwortlich): Wer die Gesamtverantwortung trägt und am Ende Rechenschaft ablegt. C – Consulted (Beratend): Wer vor oder während der Umsetzung um Input/Meinung gefragt wird. I – Informed (Informiert): Wer nur über den Stand oder das Ergebnis informiert wird).

...vergesst die "I"s nicht!

… und stellt klare Verantwortlichkeiten her. Nur ein "A" pro Task!

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Wiederholung Wie geht es weiter mit Kotters 8 Stufen? Kritische Reflektion – Was sind Stärken und Schwächen von Kotters Change Modell? KI und Change Management

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Dringlichkeit erzeugen

Führungsteam aufbauen

Vision & Strategie entwickeln

Vision & Ziele kommunizieren

Hindernisse beseitigen

Kurzfristige Erfolge sicherstellen

Erfolge ausbauen

Veränderungen in der Kultur verankern

Organisation einbinden und aktivieren

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Veränderungen umsetzen und aufrecht erhalten

Klima für Veränderung schaffen

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Welche Hindernisse fallen euch ein?Und wie könnten sie beseitigt / minimiert werden?

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Ziel: Menschen müssen in die Lage versetzt werden, die Veränderung umzusetzen.

Typische Hindernisse bei KI:

fehlende Kompetenzen

unklare Regeln

schlechte Datenqualität

Angst vor Fehlern

fehlende Zeit zum Lernen

unklare Verantwortung

Misstrauen gegenüber KI-Ergebnissen

technische Hürden

fehlende Führungsvorbilder

Massnahmen:

Schulungen

Prompting-Trainings

KI-Guidelines

Datenschutzklärung

Pilotbereiche

Ansprechpersonen

Lerncommunities

Supportformate

klare Governance

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Menschliches Verhalten

Mitarbeitende ziehen sich zurück, wenn sie Veränderung wollen, aber keine Zeit, Ressourcen oder Befugnisse haben.

Unternehmenskontext

Unternehmen müssen Barrieren abbauen: alte Prozesse, fehlende Schulungen, widersprüchliche Ziele, technische Hürden oder unsichere Rollen.

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Kommunikation ist

FRÜHES EINBEZIEHEN IN DIE GESTALTUNG

Aus Betroffenen Beteiligte machen

SCHULUNGEN, TEAM ERFAHRUNGSAUSTAUSCH

Trainieren, Trainieren…

LEISTUNG ANERKENNENMEILENSTEINE FEIERN

Anreize setzen

ZUHÖREN UND THEMEN SCHNELL ANGEHEN

Proaktiv Widerstand angehen

PERMANENTE BEOBACHTUNG

Führen durch Vorbild

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Eine Retrospektive ist ein regelmäßiges Austausch, in dem gemeinsam betrachtet wird, - was gut gelaufen ist, - was verbessert werden kann / sollte - was das Team beim nächsten Mal konkret anders machen möchte- welche neuen Ideen / Ansätze es geben könnte. Mit Blick auf das Einsammeln von Feedback hat das Format einige Vorteile: Regelmäßigkeit: Feedback wird nicht nur bei Problemen gegeben, sondern fest in die Zusammenarbeit eingebaut. Strukturierter Rahmen: Leitfragen oder Methoden erleichtern es, auch kritische Punkte anzusprechen. Beteiligung aller: Jedes Teammitglied bekommt die Möglichkeit, seine Perspektive einzubringen. Fokus auf Verbesserung statt Schuld: Im Mittelpunkt stehen Zusammenarbeit, Prozesse und Lernen – nicht die Bewertung einzelner Personen. Direkte Umsetzung: Aus dem Feedback können konkrete Maßnahmen für die nächste Arbeitsphase abgeleitet werden. Frühes Erkennen von Problemen: Spannungen, Hindernisse oder ineffiziente Abläufe können sichtbar werden, bevor sie sich verfestigen.  ….es gibt zahlreiche Standardformate. Gerne auch welche mit KReativität und Spaß :-)

Dringlichkeit erzeugen

Führungsteam aufbauen

Vision & Strategie entwickeln

Vision & Ziele kommunizieren

Hindernisse beseitigen

Kurzfristige Erfolge sicherstellen

Erfolge ausbauen

Veränderungen in der Kultur verankern

Organisation einbinden und aktivieren

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Veränderungen umsetzen und aufrecht erhalten

Klima für Veränderung schaffen

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Ziel: Sichtbare Erfolge erzeugen, um Vertrauen und Motivation aufzubauen.

Beispiele für schnelle KI-Erfolge:

automatische Zusammenfassung von Meetings

schnellere Erstellung von Berichtsentwürfen

intelligente Suche im Wissensmanagement

Chatbot für interne Fragen

Unterstützung im Kundenservice

automatisierte Dokumentenklassifikation

Assistenz bei E-Mail- oder Textentwürfen

Wichtig:

Quick Wins müssen sichtbar, glaubwürdig und relevant sein.

Sie sollten nicht künstlich inszeniert wirken, sondern echten Nutzen zeigen.

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🍕

Pizza-Abend

spontan & lecker

🔥

Grillfest

Sommer im Team

🏆

Auszeichnung

Erfolg sichtbar machen

🎉

Team-Applaus

gemeinsam feiern

🍰

Kuchen & Kaffee

kleiner Meilenstein

🎯

Ziel erreicht!

Meilenstein-Feier

...habt ihr weitere Ideen?

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Menschliches Verhalten

Menschen brauchen Beweise, dass sich Anstrengung lohnt. Sichtbare Erfolge reduzieren Skepsis.

Unternehmenskontext

Pilotprojekte, erste Produktivitätsgewinne, positives Kundenfeedback oder erfolgreiche KI-Anwendungen sollten aktiv kommuniziert werden.

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Dringlichkeit erzeugen

Führungsteam aufbauen

Vision & Strategie entwickeln

Vision & Ziele kommunizieren

Hindernisse beseitigen

Kurzfristige Erfolge sicherstellen

Erfolge ausbauen

Veränderungen in der Kultur verankern

Organisation einbinden und aktivieren

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Veränderungen umsetzen und aufrecht erhalten

Klima für Veränderung schaffen

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Ziel: Nach ersten Erfolgen darf die Veränderung nicht stehen bleiben.

Fragen:

?

Welche Pilotprojekte funktionieren?

?

Was kann skaliert werden?

?

Welche Prozesse müssen angepasst werden?

?

Welche Rollen verändern sich?

?

Welche weiteren Bereiche können profitieren?

?

Welche Governance braucht es?

Bei KI: Der erste Chatbot oder das erste KI-Tool ist nicht das Ende der Transformation. Es ist meist der Startpunkt für tiefere Veränderungen in Prozessen, Rollen und Entscheidungslogiken.

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Menschliches Verhalten

Menschen neigen dazu, nach ersten Verbesserungen in alte Muster zurückzufallen.

Unternehmenskontext

Unternehmen sollten erfolgreiche Ansätze skalieren, Prozesse weiterentwickeln, Führungskräfte einbinden und weitere Teams befähigen.

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Dringlichkeit erzeugen

Führungsteam aufbauen

Vision & Strategie entwickeln

Vision & Ziele kommunizieren

Hindernisse beseitigen

Kurzfristige Erfolge sicherstellen

Erfolge ausbauen

Veränderungen in der Kultur verankern

Organisation einbinden und aktivieren

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Veränderungen umsetzen und aufrecht erhalten

Klima für Veränderung schaffen

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Ziel: Die Veränderung wird Teil des normalen Arbeitsalltags.

KI wird verankert durch:

Standards

Rollenprofile

Kompetenzmodelle

Führungsinstrumente

Onboarding

Zielsysteme

Prozessbeschreibungen

Governance

Lernkultur

Erfolgsmessung

Eine KI-Transformation ist erst dann erfolgreich, wenn KI nicht mehr als Sonderprojekt wahrgenommen wird, sondern als natürlicher Bestandteil der Arbeitsweise.

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Menschliches Verhalten

Neue Gewohnheiten entstehen durch Wiederholung, Vorbilder, Anerkennung und klare Erwartungen.

Unternehmenskontext

Neue Arbeitsweisen müssen in Führung, Zielsysteme, Weiterbildung, Onboarding, Prozesse und Unternehmenskultur integriert werden.

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Kotters 8-Stufen-Modell ist ein sehr hilfreicher Orientierungsrahmen für Change Management in Unternehmen. Es eignet sich besonders gut, um Veränderung verständlich zu strukturieren und die menschliche Seite des Wandels sichtbar zu machen.

Gleichzeitig sollte das Modell nicht zu starr angewendet werden. In der heutigen Unternehmenspraxis, besonders bei Digitalisierung, KI und agilen Arbeitsformen, sollte es flexibel genutzt und mit partizipativen, iterativen und agilen Methoden ergänzt werden.

Stichwort: New Work

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Wiederholung Wie geht es weiter mit Kotters 8 Stufen? Kritische Reflektion – Was sind Stärken und Schwächen von Kotters Change Modell? KI und Change Management

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Stärken und Schwächen

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Erläuterung, wie ich einen Podcast zu Stärken & Schwächen von Kotters Modell erstellt habe Hört euch den Podcast an und notiert dabei die dargelegten Stärken und Schwächen, ebenso warum Kotter sein Modell weiterentwickelt hat Anschließend sammeln wir in der Runde die Punkte

Link Podcast

Klare Struktur

Das Modell bietet eine leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Logik. Dadurch eignet es sich gut für Führungskräfte, Projektteams und Unternehmen, die Orientierung in komplexen Veränderungsprozessen brauchen.

Starker Fokus auf Menschen

Kotter berücksichtigt, dass Veränderung nicht allein durch Pläne oder Systeme funktioniert. Mitarbeitende müssen emotional, kommunikativ und kulturell mitgenommen werden.

Bedeutung von Führung

Das Modell zeigt deutlich, dass Change Management nicht nur Aufgabe einzelner Projektmanager ist. Erfolgreiche Veränderung braucht sichtbare und glaubwürdige Führung.

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Gute Praxisorientierung

Die acht Schritte lassen sich gut auf reale Unternehmenssituationen übertragen, zum Beispiel Digitalisierung, Einführung von KI, Restrukturierung oder Kulturwandel.

Betonung von Kommunikation

Kotter macht klar, dass Veränderung immer wieder erklärt werden muss. Das reduziert Unsicherheit, Gerüchte und Widerstände.

Nachhaltigkeit durch kulturelle Verankerung

Das Modell endet nicht bei der Umsetzung einzelner Maßnahmen, sondern fordert, dass neue Verhaltensweisen dauerhaft Teil der Unternehmenskultur werden.

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Sehr linearer Aufbau

Das Modell wirkt wie eine feste Reihenfolge. In der Praxis verlaufen Veränderungsprozesse aber oft nicht linear, sondern dynamisch, parallel und mit Rückschritten.

Begrenzte Flexibilität bei agilen Veränderungen

In modernen Unternehmen, besonders bei digitalen oder KI-getriebenen Veränderungen, entstehen Anforderungen oft schnell und unvorhersehbar. Dafür kann das Modell manchmal zu starr wirken.

Starker Top-down-Fokus

Kotters Modell betont Führung und Steuerung von oben. Beteiligung, Selbstorganisation und Bottom-up-Initiativen kommen weniger stark vor.

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Gefahr von künstlicher Dringlichkeit

Der erste Schritt "Dringlichkeit erzeugen" kann falsch eingesetzt werden. Wenn Unternehmen zu stark mit Druck oder Angst arbeiten, kann dies Widerstand, Stress oder Vertrauensverlust erzeugen.

Wenig konkrete Methoden

Das Modell beschreibt, was getan werden sollte, aber weniger konkret, wie einzelne Schritte methodisch umgesetzt werden. Zum Beispiel liefert es keine detaillierten Werkzeuge für Stakeholderanalyse, Kommunikationsplanung oder Kompetenzaufbau.

Unternehmenskultur lässt sich nicht einfach verordnen

Der letzte Schritt, Veränderung in der Kultur zu verankern, ist wichtig, aber schwer umzusetzen. Kultur verändert sich langsam und kann nicht allein durch Programme oder Kommunikation gesteuert werden.

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Wiederholung Wie geht es weiter mit Kotters 8 Stufen? Kritische Reflektion – Was sind Stärken und Schwächen von Kotters Change Modell? KI und Change Management

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Bei KI-Projekten ist die technische Einführung oft schneller als die menschliche Akzeptanz. Genau hier setzt Change Management an.

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Prozesse

Kultur

Führung

+

+

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KI als Veränderungstreiber im Unternehmen  KI-Transformation gestalten

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Welche typischen Reaktionen fallen euch ein?Was habt ihr vielleicht schon selbst in der Praxis beobachtet?Wie würdet ihr reagieren?

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Typische Reaktionen:

Hoffnung

Angst

Widerstand

Überforderung

Skepsis

Neugier

Abwarten

aktive Unterstützung

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Bei KI besonders häufig:

Angst vor Arbeitsplatzverlust

Sorge vor Kontrollverlust

Misstrauen gegenüber Algorithmen

Unsicherheit über neue Kompetenzen

ethische Bedenken

Zweifel an Datenqualität

Angst vor Überwachung

Sorge um eigene Relevanz

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Widerstand ist nicht automatisch irrational. Oft ist er ein Hinweis darauf, dass Bedürfnisse, Risiken oder offene Fragen noch nicht ausreichend adressiert wurden.

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Ein einziger Rückschritt (z. B. eine nicht eingehaltene neue Regel, ein Rückfall in alte Verhaltensmuster) kann das Gefühl erzeugen, das gesamte Vorhaben sei gescheitert und reißt dann alle guten Vorsätze mit sich. Rigide, alles-oder-nichts-Ziele ("Ab jetzt machen wir alles anders") sind anfälliger für Scheitern als flexible Ansätze, die kleine Ausrutscher als normal einplanen. Psychologische Erklärung dafür, warum Kotters Betonung von kurzfristigen Erfolgen und inkrementellen Schritten so wichtig ist: -> Kleine, verkraftbare Etappenziele verhindern das Alles-oder-Nichts-Denken, das zum Dammbruch führt.

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KI unterscheidet sich von vielen früheren Technologien, weil sie nicht nur Prozesse automatisiert, sondern auch Entscheidungen, Wissensarbeit und Rollenbilder verändert.

Beispiele:

KI unterstützt Entscheidungen.

KI automatisiert Routinetätigkeiten.

KI verändert Kundenservice, Marketing, HR, Controlling, Produktion und IT.

KI beeinflusst Führungsarbeit.

KI verändert Kompetenzprofile.

KI wirft ethische und rechtliche Fragen auf.

KI verändert die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine.

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Technologische Ebene

• neue Tools • Automatisierung • Datenmodelle • Schnittstellen • Systemintegration

Kulturelle Ebene

• Umgang mit Fehlern wird wichtiger. • Experimentieren wird notwendig. • Lernbereitschaft wird zentral. • Führung muss Orientierung geben.

Prozessuale Ebene

• Aufgaben werden neu verteilt. • Entscheidungen werden datenbasierter. • Routinearbeiten werden automatisiert. • Kontroll- und Freigabeprozesse ändern sich.

Ethische und rechtliche Ebene

• Datenschutz • Transparenz • Bias und Diskriminierung • Verantwortung • Nachvollziehbarkeit • Kontrolle • Regulierung

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Effizienz vs. Arbeitsplatzsicherheit

→

KI kann entlasten, wird aber oft als Bedrohung wahrgenommen

Automatisierung vs. menschliche Verantwortung

→

Wer entscheidet am Ende? Mensch oder Maschine?

Innovation vs. Regulierung

→

Unternehmen wollen schnell handeln, müssen aber Regeln beachten

Datenpotenzial vs. Datenschutz

→

Daten sind Grundlage der KI, aber sensibel

Experimentieren vs. Kontrolle

→

KI braucht Tests, Unternehmen brauchen Sicherheit

Standardisierung vs. individuelle Arbeit

→

KI verändert persönliche Arbeitsweisen

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Geschäftsführung

strategische Richtung und Priorisierung

Führungskräfte

Orientierung, Vorbild, Übersetzung in den Alltag

IT

technische Umsetzung und Sicherheit

HR

Kompetenzentwicklung, Rollenprofile, Kultur

Datenschutz / Legal

rechtliche und ethische Absicherung

Betriebsrat

Mitbestimmung und Schutz von Beschäftigteninteressen

Fachbereiche

Use Cases, Anforderungen, praktische Anwendung

Change Manager

Struktur, Kommunikation, Beteiligung, Adoption

Mitarbeitende

Nutzung, Feedback, Lernen, Akzeptanz

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„KI ersetzt doch meinen Job.“

„Ich verstehe nicht, wie das System entscheidet.“

„Das ist nur ein weiteres Tool, das keiner nutzt.“

„Wir haben keine Zeit, uns damit zu beschäftigen.“

„Unsere Datenqualität reicht dafür nicht.“

„Was passiert mit meinen Daten?“

„Ich möchte nicht von einer Maschine kontrolliert werden.“

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Widerstand nicht als Hindernis, sondern als wichtige Information behandeln- sagt etwas aus über das System, die Bedürfnisse oder die Beziehung .

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Widerstand als Signal verstehen, nicht als ProblemSystemisch gedacht ist Widerstand nie "irrational", er erfüllt immer eine Funktion.Die Frage ist: welche? Welches Bedürfnis steckt dahinter? Oft geht es um Sicherheit, Kontrolle, Anerkennung vergangener Leistung oder Angst vor Gesichtsverlust. Neutralität und Wertschätzung statt GegenargumentationNicht versuchen, den Widerstand "wegzuargumentieren". Für Mitarbeitenden ist er „real“.Lieber offen ansprechen, Verständnis zeigen und Druck herausnehmen  Fragen statt direkte KonfrontationKeine Rechtfertigung provozieren. Ziel ist es, zu verstehen.Nachfragen.

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Angst vor Arbeitsplatzverlust

Transparente Kommunikation

Misstrauen gegenüber KI

Erklärbarkeit, Demos, Piloten

Kompetenz-unsicherheit

Schulungen & Peer Learning

Zeitmangel

Lernzeit offiziell einplanen

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Datenschutzsorgen

Klare Richtlinien & FAQs

Führungsskepsis

Führungskräfte früh befähigen

Tool-Müdigkeit

Nutzen an Arbeitsproblemen zeigen

Kontrollverlust

Transparenz über KI-Entscheidungen

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Warum verändern wir uns?

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Was verändert sich konkret?

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Was bedeutet das für mich?

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Wie werde ich unterstützt?

Eine gute Kommunikationsstrategie beantwortet vier Fragen:

„Wir führen KI nicht ein, um Menschen zu ersetzen, sondern um repetitive Aufgaben zu reduzieren, bessere Entscheidungen zu ermöglichen und Freiräume für höherwertige Tätigkeiten zu schaffen. Gleichzeitig setzen wir klare Regeln für Datenschutz, Verantwortung und Transparenz.“

… erinnert euch an die Formulierung der KI Vision

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Change Management ist die strukturierte Begleitung von Veränderung.

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Veränderung ist nicht nur sachlich, sie ist auch ein emotionaler Prozess.

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KI-Projekte sind keine reinen IT-Projekte.

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Akzeptanz entsteht durch Sinn, Beteiligung, Befähigung und Vertrauen.

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Kotters Modell hilft, komplexe Veränderungsvorhaben systematisch zu strukturieren.

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KI-Transformation braucht Führung, Kommunikation, Governance und Lernkultur.

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Erfolgreicher Wandel endet nicht mit dem Tool-Launch, sondern mit veränderten Arbeitsweisen.

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Das nehmen wir mit

Kotters 8 Stufen (Stufen 5-8) Die Stärken und Schwächen des 8 Stufen Modells von Kotter Welche Hürden es bei KI Change Management gibt und wie man diese erfolgreich umgeht

Wie führe ich KI Change Management erfolgreich im Unternehmen durch.

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KI in der Führung!

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AI Transformation Institute

07. September 2026

Daniela Heck