Folien: Onboarding-Guides schreiben & drei Quick Wins briefen

AI Transformation Institute

24. September 2026

Thorsten Gluitz

#GernePerDu

#SonstFragenWir

#ImmerFragen✋

Tobias Pingel

Gründer aufdenpunkt.ai Programm- und Change-Manager Informatik-Ingenieur und Dozent

KI Enablement & Automatisierung

Kurzer Raum für Dinge, die euch aufgefallen sind – aus Medien, Arbeit oder Alltag.

1

Gesehen

Eine Schlagzeile, ein Post oder ein Video, das hängen geblieben ist.

2

Ausprobiert

Ein Tool oder Feature, das ihr diese Woche getestet habt.

3

Beobachtet

Eine Veränderung bei euch, im Team oder im Unternehmen.

Format: kurze Runde im Plenum I max. 1–2 Minuten pro Person I keine Bewertung, nur Teilen

1

2

3

Ihr habt gestern drei sehr unterschiedliche Strategiegespräche geführt

Ihr wisst dass diese nicht immer linear verlaufen

Mit einem einfachen Prompt kann man ein wirklich komplexes Rollenspiel bauen

1

2

3

Hast du die Ideation für den Küstenkurier abgeschlossen,

kennst Du die Relevanz von Basisdokumentationen um langfristig KI Fähigkeiten zu streuen,

Und kennst die drei zentralen Quick Wins an denen du ab morgen arbeiten wirst

Nach diesem Tag…

…hast du deine ersten drei Onboarding Tools im KI Koffer!

Zeit

Phase

Inhalt

09:00 – 09:15

Einstieg

Recap und KI News

09:15 – 10:30

Praxis Block 1

Küstenkurier Ideation & Priorisierung

10:30 – 12:00

Praxis Block 2

Eine Schulung alleine reicht nicht?

12:00 – 12:30

Mittagspause

Mittagspause

12:30 – 14:00

Praxis Block 3

Was hier kommt ist ein Geheimnis

14:00 – 16:o0

Praesentation

Welche Quick Wins sollt ihr für unsere Lehrunternehmen umsetzen?

16:00 – 16:15

Abschluss

Reflexion, Sicherung & Ausblick auf Tag 5

Küstenkurier Brainstorming, Ideen generieren, priorisieren und ausarbeiten 2. Vision =/= Realität – Basiswissen dokumentieren! 3. Vorstellung von drei Quick Wins für unsere Lehrunternehmen

Die drei Visionen

Moosrasen Wachsen durch Effizienz.

Küstenkurier Journalismus möglich machen.

IHK Souveränität im Alltag.

Die Erkenntnis

Eine Vision ist gut. Aber sie ist nur so gut wie die Faktoren, die sie tragen. Bei Moosrasen tragen die Faktoren, die Vision ist realistisch. Beim Küstenkurier sind die Faktoren widersprüchlich, die Vision braucht erst eine geklärte Organisation. Bei der IHK ist die Vision ambitioniert, aber die Menschen-Säule wackelt, die Mitarbeitenden sollen Assistenten bauen, aber wer hat es ihnen beigebracht?

"Eine Vision ohne Basisbefähigung ist ein Wunschzettel."

Als KI-Manager:in müsst ihr nicht nur selbst bauen können. Eure Aufgabe ist es, anderen zu erklären, wie es geht Kolleg:innen, Fachabteilungen, Führungskräfte. Genau das fragen euch Mitarbeitende immer wieder: „Wie mache ich das denn überhaupt?" Wer das nicht beantworten kann, bleibt strategisch und die Vision bleibt Wunschzettel.

Strategie versteht das Warum. Multiplikatoren machen daraus das Wie.

Drei Wochen später will jemand anfangen und weiß nicht mehr, wie es ging.

Eine neue Kollegin kommt ins Team und du musst nochmal von vorne erklären.

Du bist nicht da und niemand weiß, wo er anfangen soll.

KI-Einführung braucht beides: die Schulung, die Wissen vermittelt und das Material, das danach trägt. Wer nur schult, muss immer wieder von vorne anfangen. Wer dokumentiert, multipliziert.

Was du heute dokumentierst, arbeitet morgen für dich.

Gruppe 1 · 5 Personen

Claude

Anweisungen in Projekten hinterlegen

Gruppe 2 · 5 Personen

Microsoft Copilot

Agenten in Microsoft 365 bauen

Gruppe 3 · 5 Personen

Langdock

Agenten mit hinterlegtem Prompt

Jede Gruppe dokumentiert, wie man das Feature in ihrem Tool einrichtet Schritt für Schritt, mit Screenshots, so präzise, dass eine Kollegin es anhand des Guides selbst nachbauen kann.

Was muss rein?

Nummerierte Schritte, kein Fließtext Screenshot zu jedem relevanten Schritt Hinweis auf typische Stolperstellen Beschreibung des Endresultats

Format & Qualitätskriterium

Format: Word-Dokument, Hauptsache teilbar und hochladbar auf SharePoint.

Qualitätscheck: Könnte eine Kollegin, die das Tool noch nie geöffnet hat, es anhand dieser Anleitung nachbauen?

Gruppenordner Tag 4

Word-Dokumente hochladen unter folgendem Link:

Erstellen

Ihr baut echte Anleitungen kein Schulprojekt, sondern Material, das ihr wirklich einsetzen könnt.

Testen

Eine andere Gruppe bautexakt nach eurer Anleitung nach. Nicht "klingt das gut?" sondern "funktioniert es?"

Verwenden

Was heute auf den SharePoint geht, kann morgen schon in der nächsten Onboarding-Session genutzt werden.

Der härteste Test für eine Anleitung: Kann sie jemand anderes blind nachbauen?

1

Schreiben

Ihr erklärt Schritt für Schritt, wie man euer Tool konfiguriert

2

Tauschen

Ihr gebt eure Anleitung weiter und bekommt eine andere

3

Bauen

Ihr baut blind nach der fremden Anleitung nach

Wenn jemand anderes es nachbauen kann, ist die Anleitung gut. Wenn nicht, weißt du genau, was fehlt.

Gruppe 1

bekommt

Guide von Gruppe 2

Gruppe 2

bekommt

Guide von Gruppe 3

Gruppe 3

bekommt

Guide von Gruppe 1

Die Spielregeln

Exakt nach Anleitung bauen nicht improvisieren, nicht googeln Wo ihr steckenbleibt: markieren und weitermachen Nach 20 Min: 5 Minuten Feedback direkt an die Schreibergruppe was hat gefehlt, was war unklar? Kopiert das Dokument und finalisiert es Fehlende Schritte, Fehler korrigieren, Missverständliche Stellen anpassen

3 fertige How-to-Guides

Für alle drei Tools — Claude, Copilot, Langdock. Upload auf den gemeinsamen SharePoint.

2 Tools hands-on erlebt

Eins tief erklärt, eines durch Fremdanleitung gebaut. Praxis statt Theorie.

Echtes Feedback

Eure Anleitung wurde live getestet. Ihr wisst, ob sie funktioniert — nicht nur, ob sie gut klingt.

Das ist kein Schulprojekt. Das ist euer erstes Onboarding-Material.

Küstenkurier Brainstorming, Ideen generieren, priorisieren und ausarbeiten 2. Vision =/= Realität – Basiswissen dokumentieren! 3. Vorstellung von drei Quick Wins für unsere Lehrunternehmen

Anleitungen für Langdock, Microsoft Copilot und Claude liegen alle vor. Automatisierungsprojekte der Stufe 1 können in den Unternehmen umgesetzt werden. Ihr habt im Methodenkoffer die Fähigkeit, das schnell zu vermitteln.

Aber: Die nächste Frage steht im Raum.

Monika hat einen Assistenten in Claude Projects. Wofür baut sie ihn?

Die IHK-Kommunikationsabteilung hat Copilot. Welches Problem löst sie damit?

Die Online-Redaktion hat Langdock. Welche Aufgabe übernimmt der Assistent?

Ein Prozess ist eine Abfolge von Schritten, die einen Input in einen Output verwandelt. Beispiel: Ein Kundengespräch wird zu einem Angebot. Ein Newsletter-Entwurf wird zu einem veröffentlichten Beitrag. Ein Artikel wird zu Social-Media-Posts.

INPUT

→

VERARBEITUNG

→

OUTPUT

Ein Prozess ohne Wert ist Beschäftigung. Ein wertvoller Prozess unterstützt die Vision des Unternehmens. Beispiel Moosrasen — Vision Wachsen durch Effizienz: Wertvoll: Angebotsprozess optimieren (mehr Zeit für Akquise und Handwerk). Nicht wertvoll: Rasenmäher-Putzplan optimieren (Moosrasen muss nicht gemäht werden)

"Die Vision ist der Maßstab. Daran misst sich, ob ein Prozess Wert schafft."

Warum? Was ist der Zweck dieses Prozesses?

Für wen? Wer profitiert vom Ergebnis?

Wie lange / oder eine Alternative? Was wäre konkret anders, für Zeit, Qualität, Kosten?

Genau diese Fragen beantwortet das Opportunity Canvas — strukturiert und kompakt:

Name der Idee

Beschreibung der Idee

Wert Welchen Wert schafft sie?

Kategorie Quick Win / Leuchtturm / Strategische Wette

Das Canvas ist das Werkzeug, mit dem die Vorfragen aus dem Workshop heraus systematisch festgehalten werden.

Vier zentrale Bereiche im Überblick:

Marketing & Kommunikation Hohe Dichte an Quick Wins.

Vertrieb Mittlere Dichte, oft mit Datenanbindung.

Wissensmanagement Mittlere Dichte, oft mit Recherche-Logik.

Administration & interne Prozesse Hohe Dichte, oft unterschätzt.

Texte verfassen: Newsletter, Blogartikel, Pressemitteilungen, Stellenanzeigen Texte überarbeiten: Tonalität anpassen, kürzen, in andere Zielgruppen übersetzen Social Media: Plattformspezifische Posts aus einem Ausgangsartikel Übersetzungen: interne Kommunikation in mehrere Sprachen Zusammenfassungen: lange Texte auf Kernaussagen reduzieren Kampagnen-Ideen: Brainstormings, Headlines, Werbetexte

Was sie gemeinsam haben: Klare Eingaben (Stichworte, Rohtext, Quellen), klare gewünschte Ausgaben (Text in bestimmtem Format), wiederholt eingesetzt.

Angebote schreiben: Stichworte zu Kundengespräch in versandbereite Angebote E-Mails an Leads: strukturierte Erstansprache mit konsistenter Tonalität Gesprächsnotizen strukturieren: aus Stichworten ein klares Kundenprofil Follow-ups: Erinnerungstexte, Nachfass-E-Mails in passender Tonalität Wettbewerbs-Argumente: bei wiederkehrenden Einwänden passende Antworten CRM-Einträge formulieren: aus Notizen strukturierte Datenbankeinträge

Was sie gemeinsam haben: Wiederkehrende Aufgaben mit klarer Logik, oft individualisiert pro Kunde, mit hinterlegten Strukturen (Preisstruktur, Produktbeschreibungen, Sales-Pitches).

Wissensmanagement

Auskünfte für Mitarbeitende oder Kunden vorbereiten Recherche-Aufgaben strukturieren Vorqualifizierung von Anfragen Dokumenten-Zusammenfassungen

Administration & interne Prozesse

Meeting-Zusammenfassungen mit To-Dos Protokolle aus Stichworten erstellen Reports aus Daten generieren Standardkorrespondenz formulieren

Erinnerung an die vier Levels der Automatisierung:

LEVEL 1

LEVEL 2

LEVEL 3

LEVEL 4

RPA + GenAI

KI-Agenten

KI-Assistenten

Autonome Agenten

-> Kommt in Modul 3

MOOSRASEN GMBH

Angebots-Generator Workshop mit Monika und Marvin

IHK

Newsletter-Veredler Workshop mit der Kommunikationsabteilung

DER KÜSTENKURIER

Social-Media-Generator Workshop mit der Online-Redaktion

Diese Canvases liegen euch jetzt vor. Sie sind echte Workshop-Ergebnisse aus den Unternehmen.

IDEE

Beschreibe die Idee! Aktuell: Marvin und ich schreiben jedes Angebot manuell. Nach jedem Beratungstermin öffnen wir Google Docs, suchen das letzte ähnliche Angebot raus, kopieren Textbausteine. Stundenzahl und Anfahrt rechnen wir im Kopf. Pro Angebot 45 bis 60 Minuten. Bei 5 bis 8 Anfragen die Woche fast ein halber Arbeitstag. Weder Akquise noch Handwerk.Zukunft: Stichworte rein in einen vorbereiteten KI-Assistenten. "Müller-Garten, 80 m², Anfahrt Eching 18 km, Wunschtermin Mai." Der Assistent kennt unsere Preisstruktur. Kosten pro Arbeitsstunde. Anfahrtskosten pro Kilometer. Standardpreis pro Quadratmeter. Liefert uns ein versandbereites Angebot in unserer Tonalität. Freundlich. Transparent. Nachvollziehbare Preisaufschlüsselung. Wir prüfen kurz, passen ggf. einen Satz an, schicken raus.

Quick Win

Welchen Wert schafft diese Idee? Zeit: Statt 45 bis 60 Minuten nur noch 5 bis 10 Minuten pro Angebot. Bei 6 Angeboten die Woche: 4 bis 5 Stunden Arbeitszeit frei. Geht direkt in Akquise oder Handwerk. Angebot geht noch am selben Tag raus. Genau die "schnelle Terminierung", mit der wir uns von der Branche abheben wollen Konsistenz: Preisstruktur bleibt verlässlich gleich. Schluss mit "ach, das Letzte habe ich für 8 € weniger angeboten". Stützt unser Service-Versprechen Preistransparenz.

Leuchtturm

Strategische Wette

Name Angebots-Generator für Privatkunden

Opportunity Canvas 1: Moosrasen GmbH

IDEE

Beschreibe die Idee! Newsletter-Entwürfe kommen aus den Fachabteilungen rein. In unterschiedlicher Qualität. Manchmal zu lang, manchmal zu trocken, manchmal mit Lücken. Der Assistent transformiert die Entwürfe automatisch in unser IHK-Format. Stil und Struktur sind hinterlegt. Sachlich. Mitgliederorientiert. Einladend ohne werblich. Textlänge 120 bis 180 Wörter. Wichtig: Der Assistent liefert mit dem überarbeiteten Text auch eine kurze Begründung. Was wurde gestrichen? Was wurde umformuliert? Welche Informationen fehlen noch (z.B. Anmeldeschluss, Kosten, genauer Veranstaltungsort)? So bleiben wir transparent. Die Fachabteilung sieht, was passiert ist, und kann gezielt nachliefern.

Quick Win

Welchen Wert schafft diese Idee? Zeit: Statt mehrerer Korrekturschleifen ein klarer Durchgang. Über die ganze IHK gerechnet: mehrere Personentage pro Monat frei. Tonalitäts-Konsistenz: Newsletter-Beiträge aus allen Abteilungen klingen verlässlich "nach IHK". Nicht mal nach Verwaltung, mal nach Werbeagentur. Stärkt die externe Wahrnehmung. Transparenz statt Black Box: Die Begründung zeigt, was geändert wurde und warum. Fachabteilungen lernen mit. Korrekturen werden nachvollziehbar.Fehlende Infos werden sichtbar: Der Assistent fragt nach, was offen ist (Anmeldeschluss? Ort? Kosten?). Schluss mit "wir müssen nochmal nachfragen, was eigentlich gemeint war".

Leuchtturm

Strategische Wette

Name Newsletter-Veredler für IHK-Mitarbeitende

Opportunity Canvas 2: IHK

IDEE

Beschreibe die Idee! Wir geben den fertigen Artikel und kurze Zusatzinfos (Zielgruppe, gewünschte Plattformen) in den Assistenten. Der kennt die plattformspezifischen Tonalitäten. LinkedIn sachlich-analytisch. Instagram bildbetont und kurz. Facebook erzählerisch-regional. X pointiert. Dazu unsere Küstenkurier-Markenstimme. Liefert uns drei bis vier passgenaue Post-Varianten. Mit Hashtag-Vorschlägen. Mit Hinweis, welches Bildmotiv passen würde. Call-to-Action. Wir wählen, passen ggf. an, posten. Wichtige Regel: Keine KI-generierten Bilder. Wir sind regional, vor Ort. Unsere Bilder kommen von unseren Fotograf:innen oder aus dem Archiv. Echter Lokaljournalismus zeigt echte Orte und echte Menschen. Der Assistent darf Bildmotive vorschlagen, niemals selbst generieren.

Quick Win

Welchen Wert schafft diese Idee? Zeit: 30 bis 60 Minuten Social-Media-Arbeit pro Tag und Redakteur:in werden zu 10 bis 15 Minuten. Bei 15+ Redakteur:innen wöchentlich mehrere Tage Arbeitszeit frei. Geht in Recherche und echten Journalismus zurück. Genau im Sinne unserer Vision. Reichweite: Plattformspezifische Posts performen messbar besser als kopierte Einheitstexte. Conversion zur Webseite steigt. Mehr Werbeerlöse, mehr Paywall-Conversions. Markenstimme: Posts klingen plattformgerecht und nach Küstenkurier. Nicht beliebig. Identitätsspannung entlastet: Routinearbeit wandert an KI. Wir behalten die Hoheit über den eigentlichen Inhalt. Adressiert die "Bin ich noch Journalist:in?"-Frage konstruktiv.

Leuchtturm

Strategische Wette

Name Social-Media-Generator für die Online-Redaktion

Opportunity Canvas 3: Der Küstenkurier

Drei Opportunity Canvas = Drei Quick Wins:

Team Moosrasen → Claude

Team IHK → Microsoft Copilot

Team Küstenkurier → Langdock

Bau-Daten werden bereitgestellt: Beispiel-Inputs + Wunsch-Outputs als Referenz zum Bauen. Heute Ziel: funktionierender Quick-Win-Assistent, bereit zum testen am Montag. Falls ihr Probleme habt wendet euch an die Dozenten.

Falls ihr schneller fertig seid, arbeitet gerne an euren eigenen Use Cases oder an weiteren Quick Wins!

Quick Wins bauen & dokumentieren

Angebots-Generator Moosrasen GmbH in Claude

Funktionierender KI-Assistent

Finales Testangebot

Sammlung der Bestandteile im eigenen Sharepoint

IDEE

Beschreibe die Idee! Aktuell: Marvin und ich schreiben jedes Angebot manuell. Nach jedem Beratungstermin öffnen wir Google Docs, suchen das letzte ähnliche Angebot raus, kopieren Textbausteine. Stundenzahl und Anfahrt rechnen wir im Kopf. Pro Angebot 45 bis 60 Minuten. Bei 5 bis 8 Anfragen die Woche fast ein halber Arbeitstag. Weder Akquise noch Handwerk.Zukunft: Stichworte rein in einen vorbereiteten KI-Assistenten. "Müller-Garten, 80 m², Anfahrt Eching 18 km, Wunschtermin Mai." Der Assistent kennt unsere Preisstruktur. Kosten pro Arbeitsstunde. Anfahrtskosten pro Kilometer. Standardpreis pro Quadratmeter. Liefert uns ein versandbereites Angebot in unserer Tonalität. Freundlich. Transparent. Nachvollziehbare Preisaufschlüsselung. Wir prüfen kurz, passen ggf. einen Satz an, schicken raus.

Quick Win

Welchen Wert schafft diese Idee? Zeit: Statt 45 bis 60 Minuten nur noch 5 bis 10 Minuten pro Angebot. Bei 6 Angeboten die Woche: 4 bis 5 Stunden Arbeitszeit frei. Geht direkt in Akquise oder Handwerk. Angebot geht noch am selben Tag raus. Genau die "schnelle Terminierung", mit der wir uns von der Branche abheben wollen Konsistenz: Preisstruktur bleibt verlässlich gleich. Schluss mit "ach, das Letzte habe ich für 8 € weniger angeboten". Stützt unser Service-Versprechen Preistransparenz.

Leuchtturm

Strategische Wette

Name Angebots-Generator für Privatkunden

Opportunity Canvas 1: Moosrasen GmbH

Ihr baut einen KI-Assistenten in Claude Project — von der Idee bis zur übertragbaren Dateiablage. Am Ende habt ihr nicht nur etwas, das funktioniert, sondern etwas, auf dem Ihr oder euer Team aufbauen kann.

Was ihr bekommt Opportunity Canvas Beschreibung des Problems, des Soll-Zustands und des Werts des Assistenten Excel-Preisliste Preis pro m², Anfahrtskosten pro km, Standardpreise — die Wissensdatenbank eures Assistenten Input und Output Gesprächsnotizen und Musterangebote

Verstehen, was gebaut werden soll

Opportunity Canvas sorgfältig lesen — Ist-Zustand und Soll-Zustand verstehen Was ist heute das Problem — konkret, nicht abstrakt? Was gibt jemand ein, was kommt raus? Welche Tonaliät soll das Angebot haben? Excel-Preisliste sichten: Welche Informationen braucht der Assistent, um ein korrektes Angebot zu erstellen? Gesprächsnotizen sichten Fertige Angebote sichten Alles ist zum Download bereits bei Learnworlds einschließlich dieser Slides!

Systemprompt schreiben

Fünf Bausteine nutzen: Rolle, Ziel, Eingabe (Input), Regeln, Ausgabe (Output) Was macht dieser Assisten? Wie würde Monika ihn beschrieben? Was darf er auf keinen Fall — z.B. Preise erfinden, die nicht in der Liste stehen? Was soll er tun, wenn eine Angabe fehlt? Erste Version schreiben und dann testen testen testen!

Claude Project einrichten

Neues Claude Project anlegen Systemprompt als Projektanweisung hinterlegen Excel-Preisliste als Wissensdokument hochladen Kurzer Schnelltest: funktioniert der Assistent überhaupt? Antwortet er sinnvoll?

Testen und iterieren

Mindestens drei verschiedene Eingaben testen — realistische Beispiele: „Müller-Garten, 80 m², Anfahrt Eching 18 km, Wunschtermin Mai.“ „Schmid, 45 m², direkt in Moosingen, kein Wunschtermin.“ Nach jedem Output prüfen: Stimmt die Preisberechnung? Ist der Ton richtig? Fehlt etwas? Systemprompt nach jeder Runde anpassen — mindestens zwei bis drei Iterationen einplanen

Finales Testangebot erstellen

Ein letztes Testangebot mit vollständigem, realistischem Datensatz erstellen Das ist euer Abnahmetest: Würde Monika dieses Angebot so an einen Kunden schicken? Wenn ja — weiter zu Schritt 6. Wenn nein — eine letzte Iteration und dann weiter. Nicht länger als nötig optimieren.

Sammlung der Prozessteile

Genutzte Input und Output Dokumente - datiert! (Empfehlung: JJJJMMTT_Dateiname) Der Prompt in einem Wunschformat - datiert! (Empfehlung Markdownformat z.B. txt Datei / Alternativ Word) Liste von Gesprächaufhängern etc. – weitere Dokumente nach belieben Sammelt alles in eurem eigenem Sharepoint Ordner! Macht gerne einen Extraordner z.B. “260522_MartinaMusterfrau_QuickWin_Musterunternehmen”

Funktionierender KI-Assistent

Angebote in Monikas Tonalität, korrekte Preisstruktur, direkt nutzbar

Finales Testangebot

Abnahmetest bestanden, dieses Angebot würde so rausgehen

Sammlung der Prozess Bestandteile

Ihr habt die Bestandteile des Prompts in einem Alternativsystem mit Datum und Struktur zum iterieren.

Hinweis

Der erste Prompt wird nicht funktionieren, das ist kein Fehler, das ist der Prozess. Iterate Often ist nicht nur ein Leitmotto, es ist die Methode. Wer nach 20 Minuten noch keinen funktionierenden Assistenten hat, ist nicht gescheitert. Das ist normal.

Quick Wins bauen & dokumentieren

Newsletter-Veredler für IHK-Mitarbeitende in MS Copilot

Funktionierender KI-Assistent

Finaler Test-Output

Sammlung der Bestandteile im eigenen Sharepoint

IDEE

Beschreibe die Idee! Newsletter-Entwürfe kommen aus den Fachabteilungen rein. In unterschiedlicher Qualität. Manchmal zu lang, manchmal zu trocken, manchmal mit Lücken. Der Assistent transformiert die Entwürfe automatisch in unser IHK-Format. Stil und Struktur sind hinterlegt. Sachlich. Mitgliederorientiert. Einladend ohne werblich. Textlänge 120 bis 180 Wörter. Wichtig: Der Assistent liefert mit dem überarbeiteten Text auch eine kurze Begründung. Was wurde gestrichen? Was wurde umformuliert? Welche Informationen fehlen noch (z.B. Anmeldeschluss, Kosten, genauer Veranstaltungsort)? So bleiben wir transparent. Die Fachabteilung sieht, was passiert ist, und kann gezielt nachliefern.

Quick Win

Welchen Wert schafft diese Idee? Zeit: Statt mehrerer Korrekturschleifen ein klarer Durchgang. Über die ganze IHK gerechnet: mehrere Personentage pro Monat frei. Tonalitäts-Konsistenz: Newsletter-Beiträge aus allen Abteilungen klingen verlässlich "nach IHK". Nicht mal nach Verwaltung, mal nach Werbeagentur. Stärkt die externe Wahrnehmung. Transparenz statt Black Box: Die Begründung zeigt, was geändert wurde und warum. Fachabteilungen lernen mit. Korrekturen werden nachvollziehbar.Fehlende Infos werden sichtbar: Der Assistent fragt nach, was offen ist (Anmeldeschluss? Ort? Kosten?). Schluss mit "wir müssen nochmal nachfragen, was eigentlich gemeint war".

Leuchtturm

Strategische Wette

Name Newsletter-Veredler für IHK-Mitarbeitende

Opportunity Canvas 2: IHK

Ihr baut einen KI-Assistenten, der Newsletter-Entwürfe aus verschiedenen Abteilungen automatisch in den IHK-Stil überarbeitet. Der Assistent liefert immer zwei Dinge: den verbesserten Text, und eine Begründung, was geändert wurde und was noch fehlt. Am Ende kann jede Fachabteilung eigenständig einreichen, ohne dass die Kommunikationsabteilung jeden Text manuell korrigiert.

Was ihr bekommt Opportunity Canvas Problem, Soll-Zustand und der doppelte Output des Assistenten Beispiel-Newsletter 2 fertige IHK-Newsletter als Stilvorlage mit dem passendem Input. 3 weitere Inputs bei denen noch keine finale Newsletter vorhanden sind.

Verstehen, was gebaut werden soll

Was ist der IHK-Ton genau? Sachlich, mitgliederorientiert, einladend ohne werblich. Was bedeutet das konkret? Welche zwei Outputs liefert der Assistent immer und warum ist die Begründung genauso wichtig wie der verbesserte Text? Was soll der Assistent tun, wenn Infos fehlen? Anmeldeschluss, Kosten, Veranstaltungsort? Beispiel-Newsletter lesen: Wie lang sind sie? Wie beginnen und enden sie? Was ist typisch für den IHK-Stil?

Systemprompt schreiben

Fünf Bausteine: Rolle, Ziel, Eingabe (Input), Regeln, Ausgabe (Output) Output-Format: immer zwei Teile (1) überarbeiteter Text 120–180 Wörter, (2) Begründung mit Änderungen und offenen Punkten — klar getrennt Tonalität präzise beschreiben: nicht wie Verwaltung, nicht wie Werbeagentur. Was genau ist der Mittelweg? Regel für fehlende Infos festlegen: Assistent listet am Ende explizit, was noch offen ist das ist ein zentrales Feature! (Insbesondere die Inputs 3,4,5 haben große Schwachstellen!) Erste Version schreiben und direkt testen. Schritt für Schritt iterieren.

Microsoft Agenten einrichten

Neuen Microsoft Agenten anlegen Systemprompt als Anweisung hinterlegen Beispiel-Newsletter als Wissensdokumente hochladen. Das sind die Stilvorlagen, auf die der Assistent zurückgreift Schnelltest: Antwortet der Assistent sinnvoll und liefert er beide Outputs?

Testen und iterieren

Drei verschiedene Entwurfsqualitäten testen — das ist der echte IHK-Alltag: Ein Entwurf, der zu lang und zu trocken ist — viel Verwaltungssprache, kein klarer Aufbau Ein Entwurf mit fehlenden Informationen — kein Anmeldeschluss, kein genauer Ort, keine Kosten Ein Entwurf, der inhaltlich gut ist, aber im Ton nicht passt — zu werblich oder zu förmlich Nach jedem Output prüfen: Klingt es nach IHK? Ist die Begründung nützlich? Werden Lücken klar benannt?

Finalen Test-Output erstellen

Einen letzten Test mit realistischem, vollständigem Entwurf erstellen Abnahmetest Teil 1: Würde dieser Text so in den Newsletter gehen? Abnahmetest Teil 2: Würde die Fachabteilung die Begründung als hilfreich erleben — und nicht als Kritik? Wenn beides ja, dann weiter zu Schritt 6. Wenn nein, dann weiter iterieren

Sammlung der Prozessteile

Genutzte Input und Output Dokumente - datiert! (Empfehlung: JJJJMMTT_Dateiname) Der Prompt in einem Wunschformat - datiert! (Empfehlung Markdownformat txt Datei / Alternativ Word) Liste von Gesprächaufhängern etc. – weitere Dokumente nach belieben

Funktionierender KI-Assistent

Entwürfe werden in IHK-Tonalität überarbeitet, Änderungen begründet, Lücken sichtbar gemacht

Finaler Test-Output

Doppelter Output bestanden — Text und Begründung gehen so raus

Hinweis

Der schwierigste Teil ist nicht die Technik, es ist der Ton. „Klingt nach IHK“ ist keine messbare Größe. Plant mehrere Iterationen ein, besonders für die Begründungslogik. Die zweite große Herausforderung ist, dass der Assistent erkennt, wenn Inhalte fehlen. Die Inputs 3, 4 und 5 haben jeweils Schwächen, die mitgedacht werden müssen. Achtet hier drauf ob in diesen Vorlagen etwas fehlt und ob da Sachen sind, die ihr selbst als Menschen beim Lesen als problematisch erkennt.

Sammlung der Prozess Bestandteile

Ihr habt die Bestandteile des Prompts in einem Alternativsystem – mit Datum und Struktur zum iterieren.

Quick Wins bauen & dokumentieren

Social-Media-Generator für die Online-Redaktion

90 Minten

Funktionierender KI-Assistent

Finaler Test-Output

Sammlung der Bestandteile im eigenen Sharepoint

IDEE

Beschreibe die Idee! Wir geben den fertigen Artikel und kurze Zusatzinfos (Zielgruppe, gewünschte Plattformen) in den Assistenten. Der kennt die plattformspezifischen Tonalitäten. LinkedIn sachlich-analytisch. Instagram bildbetont und kurz. Facebook erzählerisch-regional. X pointiert. Dazu unsere Küstenkurier-Markenstimme. Liefert uns drei bis vier passgenaue Post-Varianten. Mit Hashtag-Vorschlägen. Mit Hinweis, welches Bildmotiv passen würde. Call-to-Action. Wir wählen, passen ggf. an, posten. Wichtige Regel: Keine KI-generierten Bilder. Wir sind regional, vor Ort. Unsere Bilder kommen von unseren Fotograf:innen oder aus dem Archiv. Echter Lokaljournalismus zeigt echte Orte und echte Menschen. Der Assistent darf Bildmotive vorschlagen, niemals selbst generieren.

Quick Win

Welchen Wert schafft diese Idee? Zeit: 30 bis 60 Minuten Social-Media-Arbeit pro Tag und Redakteur:in werden zu 10 bis 15 Minuten. Bei 15+ Redakteur:innen wöchentlich mehrere Tage Arbeitszeit frei. Geht in Recherche und echten Journalismus zurück. Genau im Sinne unserer Vision. Reichweite: Plattformspezifische Posts performen messbar besser als kopierte Einheitstexte. Conversion zur Webseite steigt. Mehr Werbeerlöse, mehr Paywall-Conversions. Markenstimme: Posts klingen plattformgerecht und nach Küstenkurier. Nicht beliebig. Identitätsspannung entlastet: Routinearbeit wandert an KI. Wir behalten die Hoheit über den eigentlichen Inhalt. Adressiert die "Bin ich noch Journalist:in?"-Frage konstruktiv.

Leuchtturm

Strategische Wette

Name Social-Media-Generator für die Online-Redaktion

Opportunity Canvas 3: Der Küstenkurier

Ihr baut einen KI-Assistenten in einem Langdock-Projekt, der aus einem fertigen Artikel und wenigen Zusatzinfos drei bis vier plattformspezifische Social-Media-Posts generiert. Die Tonalität pro Plattform wird im Systemprompt beschrieben. Die echten Beispiel-Posts liegen als Projektwissen in Langdock und halten den Prompt schlank. Am Ende hat die Redaktion einen Assistenten, der Social-Media-Routine in Minuten erledigt, damit Journalist:innen wieder Zeit fur echten Journalismus haben.

Was ihr bekommt Opportunity Canvas Ist-Zustand, vier Plattformtonalitaten, gewunschter Output und die Bilder-Regel Beispiel-Artikel 2 sehr norddeutsche Artikel des Küstenkuriers Beispiel-Posts 2 fertige Posts pro Plattform als Ton-Referenz fur das Langdock-Projektwissen

Verstehen, was gebaut werden soll

Was ist der genaue Unterschied zwischen den vier Plattformtonalitaten? Was macht LinkedIn sachlich-analytisch, Instagram bildbetont, Facebook erzahlerisch-regional, X pointiert? Was kommt in jedem Post-Variant raus: Text, Bildmotiv-Vorschlag, Hashtags, Call-to-Action? Was ist die Bilder-Regel, und warum ist sie nicht nur eine technische Einschrankung, sondern eine redaktionelle Haltung? Beispiel-Posts lesen: Wie klingt der Kustenkurier auf jeder Plattform, und was macht ihn erkennbar?

Systemprompt schreiben

Funf Bausteine: Rolle, Ziel, Eingabe, Regeln, Ausgabe Vier Plattformtonalitaten konkret beschreiben: Was ware ein typischer Eroffnungssatz auf LinkedIn? Auf Instagram? Auf X? Die Beispiel-Posts im Projektwissen liefern die Referenz, der Prompt gibt die Richtung vor. Kustenkurier-Markenstimme als Ebene über allen vier Plattformen verankern: regional, nah dran, echte Orte, echte Menschen Output-Format: vier klar getrennte Varianten, jede mit Post-Text, Bildmotiv-Vorschlag, Hashtags und Call-to-Action Bilder-Regel explizit einbauen: Assistent beschreibt ein Bildmotiv, generiert aber kein Bild. Das Bild kommt vom eigenen Fotografen oder aus dem Archiv.

Langdock-Projekt einrichten

Neuen Agenten in Langdock anlegen Systemprompt hinterlegen Beispiel-Posts als Projektwissen hochladen: je Plattform ein bis zwei Posts, klar beschriftet, damit der Assistent weiss, welche Referenz zu welcher Plattform gehort Schnelltest: Greift der Assistent sinnvoll auf die Referenzen zu und liefert er alle vier Varianten?

Testen und iterieren

Drei verschiedene Artikel-Typen testen, weil das die tagliche Bandbreite in einer Redaktion ist: Ein lokaler Nachrichtenartikel: Gemeinderatssitzung, Bürgermeisterwahl, kommunale Entscheidung. Trocken, faktenlastig, schwer zu social-isieren. Eine Human-Interest-Geschichte: regionale Personlichkeit, ungewohnliches Projekt, lokale Initiative. Gut fur Facebook und Instagram. Eine Veranstaltungsankundigung: Festival, Ausstellung, Markt. Mit klarem Call-to-Action, gut fur alle Plattformen. Nach jedem Output prüfen: Klingt LinkedIn wirklich anders als Facebook? Klingt es nach Küstenkurier? Ist der Bildmotiv-Vorschlag umsetzbar fur jemanden, der ins Archiv geht?

Finalen Test-Output erstellen

Einen letzten Test mit einem echten oder realistischen Artikel erstellen Abnahmetest: Sind alle vier Varianten so gut, dass ein Redakteur sie nur noch kurz durchliest, ggf. einen Satz anpasst und postet, statt von Grund auf neu zu schreiben? Wenn ja, weiter zu Schritt 6. Wenn nein, eine letzte Iteration.

Sammlung der Prozessteile

Genutzte Input und Output Dokumente - datiert! (Empfehlung: JJJJMMTT_Dateiname) Der Prompt in einem Wunschformat - datiert! (Empfehlung Markdownformat txt Datei / Alternativ Word) Liste von Gesprächaufhängern etc. – weitere Dokumente nach belieben

Funktionierender KI-Assistent

Vier Plattformvarianten im Kustenkurier-Stil, mit Bildmotiv, Hashtags und Call-to-Action

Finaler Test-Output

Alle vier Plattformen bestanden: direkt verwendbar fur die Redaktion

Hinweis

Der schwierigste Teil ist, vier wirklich verschiedene Stimmen zu beschreiben, die trotzdem alle nach Küstenkurier klingen. Wer alle vier Varianten gleich klingen lasst, hat die Plattformtonalitaten nicht prazise genug definiert. Wer sie so verschieden macht, dass man den Kustenkurier nicht mehr erkennt, hat die Markenebene verloren. Plant mindestens zwei bis drei Iterationen allein fur die Tonalitat ein.

Sammlung der Prozess Bestandteile

Ihr habt die Bestandteile des Prompts in einem Alternativsystem – mit Datum und Struktur zum iterieren.

Drei Opportunity Canvas = Drei Quick Wins:

Team Moosrasen → Claude

Team IHK → Microsoft Copilot

Team Küstenkurier → Langdock

Bau-Daten werden bereitgestellt: Beispiel-Inputs + Wunsch-Outputs als Referenz zum Bauen. Heute Ziel: funktionierender Quick-Win-Assistent, bereit zum testen am Montag. Falls ihr Probleme habt wendet euch an die Dozenten.

Falls ihr schneller fertig seid – arbeitet gerne an euren eigenen Use Cases oder an weiteren Quick Wins!

Ihr habt den ganzen Tag Zeit, um eure Quick Wins zu bauen. Alle 45 Minuten kommen wir kurz zusammen.

45

Min

Eigenständiges Arbeiten

Ihr arbeitet selbständig an eurem Quick Win. Die Initiative liegt bei euch.

5

Min

Check-in

Nach 45 Minuten kommen wir kurz zusammen. Wo steht ihr? Was funktioniert? Was nicht? Tipps können direkt geteilt werden.

?

Hilfe

Coaches & Trainer

Wer nicht weiterkommt, wird direkt an einen Coach oder Trainer verwiesen. Niemand bleibt allein stecken.

Das nehmen wir mit

Dokumentationen schreiben ist extrem wichtig für die Langfristigkeit von KI Projekten. Der härteste Test für eine Anleitung: Kann sie jemand anderes blind nachbauen? Du kennst die drei Quick Wins an denen du ab morgen bauen darfst!

Quick Wins sind keine kleinen Dinge – sie sind der Anfang einer KI-Kultur im Team.

Wie setzen wir die Opportunity Canvas der Lehrunternehmen tatsächlich um?

AI Transformation Institute